書類に記載された作成者名や所属等も、個人情報として管理すべきか？
個人情報の特定作業について質問です。
業務に関するいろいろな書類に作成者の名前・所属等が記載されています。
そういった書類も個人情報管理台帳で管理すべきなのでしょうか。
また、その場合、書類の種類ごとに全て台帳に書き出すべきでしょうか。
それとも「業務に関する書類」としてまとめてしまってよいのでしょうか。
業務に関するいろいろな書類に作成者の名前・所属等が記載されています。
そういった書類も個人情報管理台帳で管理すべきなのでしょうか。
また、その場合、書類の種類ごとに全て台帳に書き出すべきでしょうか。
それとも「業務に関する書類」としてまとめてしまってよいのでしょうか。
業務に関するいろいろな書類に作成者の名前・所属等が記載されています。
そういった書類も個人情報管理台帳で管理すべきなのでしょうか。
また、その場合、書類の種類ごとに全て台帳に書き出すべきでしょうか。
それとも「業務に関する書類」としてまとめてしまってよいのでしょうか。
業務に関するいろいろな書類に作成者の名前・所属等が記載されています。
そういった書類も個人情報管理台帳で管理すべきなのでしょうか。
また、その場合、書類の種類ごとに全て台帳に書き出すべきでしょうか。
それとも「業務に関する書類」としてまとめてしまってよいのでしょうか。
よろしくお願いします。
結論から言いますと、個人情報管理台帳で管理する必要はありません。
これは、その書類が個人の情報を収集し、取り扱うことを目的として作成された書類では無いためです。
ただ、個人情報保護法やJISQ15001を厳密に適用して、定義上で考えると、お問合せの書類も氏名などが記述されており、個人を特定することができ、個人情報となり、台帳での管理が要求されるように思われます。
しかし、現状ではそこまでの管理は要求されていないような状況です。
以下に、台帳管理が必要な書類とそうでない書類の例を示します。
ご参考までに、どうぞ。
（台帳で管理が必要な書類）
社内：健康診断書、アンケート、社員証、勤怠表、履歴書、教育の受講記録など
社外：名刺、アンケート用紙、住所録、アドレス帳、名刺、顧客名簿など
(台帳で管理が不要な書類）
社内：稟議書、議事録、見積書など
社外：契約書、議事録、設計書、仕様書、見積書など
また、まとめて記述する場合は「業務に関する書類」でまとめても結構ですが、
その書類の詳細（業務に関する書類(見積書、契約書、仕様書、計画書、納品書など）
が分かる様にして下さい。
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