株式会社 香取 様

「プライバシーマーク構築パッケージ」をもとに、約2ヶ月半というスピードで、マニュアル・規程類を作成。2008年5月の仮運用開始前に、これまでのお話とともに、これから始まる運用面に対する期待などのお話を伺いました。

─実際に、丸田様はワーキンググループの長として、弊社のコンサルティングを受けながら、約2ヶ月半で文書構築がだいたい終わろうとしています。それまでの経過で、今までの相対的な感想などをお聞かせ願えますか？

世論からプライバシーマークの取得などが叫ばれている中、印刷業というものを今までやってきて、次第にお客様のほうからも、そうのようなものの要求が厳しくなってきたので、必要ではないかと思っていた矢先に、社長が立ち上げよういう話を持ってこられました。でも、やはりISO的なつくりである以上は、それなりにハードルが高いものではないかと思っていました。
最初にいただいたこのサンプル文書を見たときに、意外とこんなものかなと思いました。説明書というものは、どれでも厚くて、機械類（の説明書）においても、これぐらい（4～5cm）ありますので、これだけのものにまとめてあるのであれば、そこそこやってこられて、実践的な内容で作られているのだろうという印象を受けました。
それから、あらかた読ませていただきました。ただ、どうしても言葉に関しては、今まで使ったことないものや見慣れないものが多かったので、その部分は戸惑いましたが、内容の書き方が非常にコンパクトで、かつ分かりやすい内容で書いてあるので、少しずつ理解しながら、自分なりに解釈して進めていきました。

─丸田様は、確実に予習と復習をされていますが、自社にマネジメントシステムを取り入れる上で、また理解する上で、きちんとされていますね。

ひとつひとつ構築していくということは嫌いではないですね。ただ、根本的には難しいことが嫌いで、なるべく楽（らく）しようという性質なんです。だから難しいことはやらずに、ひとつシステム化して構築してしまえば、後の運営のほうは、自ずと・・・ という考えをもっています。ですから、そのためには、どれだけ省けるかなということを考えました。自分なりに、あーだ、こーだではなく、どれだけこの中から抜けるのかな？ということで、あっち行ったり、こっち行ったりと読んでいるうちに先に進んでしまうという結果になっていますね。
別に自分が優れているとか、そういうのではなく、この通りにあっちこっちと読んでいけば、作っていけるということですね。

─これが無かったら大変ですかね？

そうですね。ある程度、活動を始めてから本屋さんを見てきたんですね。いや～やっぱりこれは、なんかぐるぐる曲がりくねった本ばかりで、この文書を作るとなると、私もちょっと尻込みしたかもしれませんね。

─このサンプル記入例は、参考になりましたか？

ほとんど、こちらのほうを使っていくという形ですね。個人情報を主に扱っている業者とは違い、個人情報を扱っている一部の業者という分類になるため、ここまで詳しく必要はありませんね。ただ、余分にあるので、あとは削っていくだけなので、あとは、内容をカスタマイズしながら、作り直していくというスタイルができるので、その辺は楽でした。

─今後、運用に入っていきますが。社長からの話でも、運用が楽しみだということですが、その分、丸田さんが苦労されるかと思いますが、今後の運用について何かお考えでしょうか？

運用前まで、ほとんど毎週ですが、コンサルティング受けた内容を、皆さんに話をしながら、ハード的な面を変更や改善していくことで、社内がきちっとしました。
仕事のメリハリもきちんとできますし、まず机の上がきれいになりました。あと荷物も整理できるようになり、今まであちらこちらに散乱していたものが、ひとつに固まるということですね。これが今度、もっときちんとしたマニュアルがあれば、最初は窮屈かもしれないですけど、きちんとしたリズムがとれると思いますね。

─あと、自分たちで作らないと、なかなか自社で自主運営するというのは難しいでしょうね。

そうですね。1から10まで作ってもらったものを、自社で運営するというのは、まず不可能だと思います。
やはり、社内で理解して、理解したものを文書化して、それを運営していくという方法でないと、設定後の運営の継続というのは、まず難しいでしょうね。

（TSイズムのコンサルティングサービスとは？）

株式会社 香取
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